jenis dan proses komunikasi

 Jenis dan proses Komunikasi

Untuk mengetahui komunikasi antara pimpinan perusahaan dengan karyawan komunikasi dibedakan menjadi tiga menurut jenisnya:

a.    Downward Communication
Koordinasi melalui rencana yang telah dibuat (by plan) yang dapat dikatakan koordinasi itu mencapai bentuk komunikasi yang akhirnya berjalan kebawah. Komunikasi ini bersifat satu arah dari pemimpin kepada bawahanya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain, kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja. jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber.

Makin jelas atau pasti suatu kegiatan atau pekerjaan  makin kurang bimbingan atau pemrosesaninformasi yang diperlukan, sehingga pemimpin cukup mengkoordinasikan  pekerjaan bawahan melalui rencanakerja yang telah disiapkan.

b.    Upward Communication
Koordinasi melalui umpan balik (feed back), berarti komunikasi teratur keatas, dari bawahan kepimpinan terutama dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis, pemimpin atau manajer sangat memerlukan input informasi yang berupa laporan, saran dari bawahan untuk dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan itu.

Adapun karakteristik umpan balik yang efektif antara lain:
a)    Intensi 
Umpan balik yang efektif jika diarahkan secara langsung untuk menyempurnakan pelaksanaan pekerjaan dan lebih menjadikan pegawai sebagai harta milik organisai yang paling berharga, umpan balik semacam ini tidak bersifat hal-hal yang bersifat pribadi dan eharusnya tidak berkompromi dengan perasaan-perasaan pribadi, harga diri dan cita-cita pribadi. Umpan balik yang positif hanyalah mengurusi atau hanya diarahkan pada aspek-aspek pekerjaan pegawai.

b)    Kekhususan 
Umpan balik yang efektif dirancang untuk membekali penerima dengan informasi yang khusus sehingga mereka apa yang harusnya dikerjakan untuk suatu situsi yang benar.

c)    Deskriptif 
Efektifitas umpan balik dapat pula dilakukan dengan lebih bersifat dekriptif dengan memberikan penjelasan mengenai pelaksanaan pekerjaan.

d)    Kemanfaatan 
Umpan balik ini hendaknya mengandung informasi yang dapat dipergunakan oleh pegawai atau pejabat untuk memperbaiki dan menyempurnakan pekerjaanya

e)    Tepat Waktu
Umpan balik yang efektif terdapat pertimbangan-pertimbangan yang memperhitungkan factor-faktor yang tepat

f)    Kesiapan 
Agar supaya umpan balik bisa efektif para pegawai hendaknya mempunyai kesiapan untuk menerima umpan balik tersebut.

g)    Kejelasan 
Umpan balik bisa efektif jikalau dapat dimengerti secara jelas oleh penerima.

h)    Validitas
Agar supaya umpan balik dapat efektif maka umpan balik tersebut hendaknya dapat dipercaya dan syah.

c.    Komunikasi Horizontal atau Diagonal 
Koordinasi melalui interaksi lateral sebenarnya merupakan satu alur komunikasi atau informasi yang sifatnya horizontal atau diagonal antar departemen/unit-unit dalam organisasi.

Informasi dipakai pemimpin  bilamana karakteristik tugas atau pekerjaan itu mengandung derajat ketidak pastian yang tinggi.

Dalam kondisi tugas atau pekerjaan semacam ini pemimpin atau bawahan amat membutuhkan pemrosesan informasi yang tinggi berkaitan enggan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan, masukan-masukan tidak hanya dari kelompok atau unit kerjanya sendiri, akan tetapi memerlukan pula informasi dari unit-unit kerja lain dalam organisasi itu.